Cómo exportar facturas de farmacia a A3, Sage y NCS: guía técnica
Resumen rápido
| Dato | Valor |
|---|---|
| Publicado | 5 de marzo de 2026 |
| Lectura estimada | 5 min |
| Categoría principal | exportación contable |
| Última actualización | 15 de mayo de 2026 |
Exportar facturas de farmacia a A3, Sage y NCS
Si trabaja en una gestoría con cartera farmacéutica o es titular de farmacia que lleva su propia contabilidad, sabe que el cuello de botella no está en procesar las facturas — está en pasarlas al software contable. Este artículo explica cómo funcionan las exportaciones a A3, Sage y NCS, qué formatos necesita y cómo automatizar el proceso.
El problema: del PDF al asiento contable
Una factura de mayorista farmacéutico contiene toda la información necesaria para generar un asiento contable:
Información en cada factura de mayorista
El trabajo manual consiste en:
Abrir cada PDF
Descargar y abrir el documento de factura.
Copiar los datos relevantes
Extraer manualmente la información contable.
Pegar en el software contable
O en un Excel intermedio si es necesario.
Verificar que cuadra
Comprobar que los totales coinciden.
El coste oculto
Con 50-100 facturas al mes por farmacia, esto son horas de trabajo repetitivo y propenso a errores.
Los tres grandes: A3, Sage y NCS
Estas son tres de las plataformas más habituales en las gestorías españolas:
A3 (Wolters Kluwer)
Líder en España para gestorías. Productos: A3CON, A3ECO, A3 Asesor. Formato de importación: SUENLACE.DAT
Sage
Sage Despachos, Sage 50cloud, ContaPlus (legacy). Formato de importación: XDiario.txt
NCS
Nuevo Control de Sociedades. Popular en ciertas regiones. Formato de importación propio.
Estructura del fichero SUENLACE.DAT (A3)
El fichero SUENLACE tiene una estructura de registros de longitud fija. Cada línea es un apunte contable.
Campos principales
| Posición | Longitud | Campo | Descripción |
|---|---|---|---|
| 1-2 | 2 | Tipo registro | "50" para apunte |
| 3-12 | 10 | Cuenta | Número de cuenta contable |
| 13-20 | 8 | Fecha | DDMMAAAA |
| 21-35 | 15 | Importe | Con signo (+ = debe, - = haber) |
| 36-40 | 5 | Concepto | Código de concepto |
| 41-80 | 40 | Descripción | Texto libre |
Ejemplo de asiento de factura de proveedor
Para una factura de Cofares de 1.000€ + IVA 21% (1.210€ total):
150400000001 150320261210.00 00001COFARES FAC 2024-001234250472100001 150320260210.00- 00001IVA 21% COFARES 001234350600000001 150320261000.00- 00001COMPRA COFARES 001234Desglose del asiento
- Línea 1: Cargo a proveedor (cuenta 400) por el total
- Línea 2: Abono a IVA soportado (cuenta 472) por el IVA
- Línea 3: Abono a compras (cuenta 600) por la base
Particularidades para farmacia
En farmacia, el asiento es más complejo porque hay múltiples tipos de IVA y RE:
150400000001 150320263025.00 00001COFARES FAC 2024-001234250472100001 150320260210.00- 00001IVA 21% COFARES 001234350472040001 150320260040.00- 00001IVA 4% COFARES 001234450472021001 150320260052.00- 00001RE 5.2% COFARES 001234550600010001 150320261000.00- 00001COMPRA PARAF COFARES650600000001 150320261000.00- 00001COMPRA MED COFARES750600020001 150320260723.00- 00001COMPRA 4% COFARESEstructura del fichero XDiario.txt (Sage)
Sage usa un formato de campos separados por tabuladores o punto y coma.
Campos principales
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Diario | Código de diario (normalmente "1") |
| Fecha | DD/MM/AAAA |
| Cuenta | Número de cuenta |
| Debe | Importe en debe (vacío si haber) |
| Haber | Importe en haber (vacío si debe) |
| Concepto | Texto descriptivo |
| Documento | Número de factura |
| NIF | CIF del proveedor |
Ejemplo equivalente en Sage
11;15/03/2026;400000001;1210.00;;COFARES FAC 2024-001234;2024-001234;A2800000121;15/03/2026;472100001;;210.00;IVA 21% COFARES;2024-001234;A2800000131;15/03/2026;600000001;;1000.00;COMPRA COFARES;2024-001234;A28000001Errores comunes en la exportación
Error 1: Cuentas contables incorrectas
Cada gestoría tiene su propio plan de cuentas adaptado. Una cuenta 400 genérica para proveedores puede no existir — quizás usen 4000001, 400001 o un código completamente diferente.
Solución: El software debe permitir configurar el mapeo de cuentas antes de exportar.
Error 2: Formato de fecha incorrecto
A3 espera DDMMAAAA. Sage espera DD/MM/AAAA. Un error de formato hace que la importación falle.
Solución: Usar un software que genere el formato exacto que espera cada sistema.
Error 3: Decimales con coma vs punto
En España usamos coma decimal. Algunos sistemas esperan punto. Otros esperan coma. La inconsistencia genera errores de importación o cifras incorrectas.
Error 4: Caracteres especiales en descripciones
Las descripciones con tildes, eñes o caracteres especiales pueden corromper la importación si el fichero no está en la codificación correcta (normalmente ISO-8859-1 para estos sistemas legacy).
Error 5: Asientos que no cuadran
Si la suma de debe ≠ suma de haber, la importación fallará o creará un asiento descuadrado. Esto pasa cuando hay errores de redondeo o líneas mal calculadas.
Cómo automatizar la exportación con FarmaFactu
FarmaFactu genera una exportación preparada para el importador de A3, Sage y NCS (el mapeo se confirma con cada gestoría):
Configuración inicial
10-15 minEn el primer uso, se configuran: cuentas contables de compras (600, 601, etc.), cuentas de IVA soportado (472), cuentas de RE (472.x), cuentas de proveedores (400.x), formato de fecha y decimales.
Procesamiento automático
AutomáticoCuando llega una factura: el OCR extrae los campos, se valida matemáticamente (base + IVA + RE = total) y los datos quedan listos para la exportación, con las cuentas configuradas en el mapeo.
Export en batch
1 clicA final de mes o trimestre, puede exportar todas las facturas del período en un único fichero listo para importar en A3, Sage o NCS.
Verificación antes de importar
RevisiónEl sistema muestra un resumen: total debe / total haber (deben cuadrar), número de asientos, desglose por proveedor, alertas si hay datos incompletos.
Integración directa vs fichero
Algunos software contables modernos permiten integración API directa. Sin embargo, la mayoría de gestorías siguen usando importación por fichero porque:
Control
Pueden revisar el fichero antes de importar.
Compatibilidad
Funciona con versiones antiguas del software.
Seguridad
No requiere abrir puertos o conexiones externas.
Nuestra recomendación
FarmaFactu prioriza una exportación revisable antes de importar precisamente por estas razones.
Ejemplo completo: factura de Bidafarma
Supongamos una factura de Bidafarma con:
- Medicamentos: 500€ base + 20€ IVA 4%
- Parafarmacia: 300€ base + 63€ IVA 21% + 15,60€ RE
Ejemplo ilustrativo de SUENLACE:
150400000001 200320260898.60 00001BIDAFARMA FAC BID-2026-0123250472040001 200320260020.00- 00001IVA 4% BIDAFARMA BID-0123350472100001 200320260063.00- 00001IVA 21% BIDAFARMA BID-0123450472021001 200320260015.60- 00001RE 5.2% BIDAFARMA BID-0123550600000001 200320260500.00- 00001COMPRA MED BIDAFARMA650600010001 200320260300.00- 00001COMPRA PARAF BIDAFARMAEjemplo ilustrativo de XDiario:
11;20/03/2026;400000001;898.60;;BIDAFARMA FAC BID-2026-0123;BID-2026-0123;B1234567821;20/03/2026;472040001;;20.00;IVA 4% BIDAFARMA;BID-2026-0123;B1234567831;20/03/2026;472100001;;63.00;IVA 21% BIDAFARMA;BID-2026-0123;B1234567841;20/03/2026;472021001;;15.60;RE 5.2% BIDAFARMA;BID-2026-0123;B1234567851;20/03/2026;600000001;;500.00;COMPRA MED BIDAFARMA;BID-2026-0123;B1234567861;20/03/2026;600010001;;300.00;COMPRA PARAF BIDAFARMA;BID-2026-0123;B12345678Listos para importar
Estos ejemplos son ilustrativos del tipo de datos que contiene una importación. El formato exacto que entrega FarmaFactu (Excel/CSV mapeado) se confirma con su gestoría en el onboarding.
Conclusión
La exportación a software contable es el paso final del procesamiento de facturas y donde muchas automatizaciones "caseras" fallan. Un fichero mal formateado o con cuentas incorrectas genera más trabajo que el que ahorra.
La solución FarmaFactu
FarmaFactu entrega una exportación Excel/CSV mapeada para que la gestoría la importe en A3, Sage u otros programas. Los ficheros nativos de cada programa (SUENLACE, XDiario) se valoran como proyecto a medida. FarmaFactu no sustituye al programa contable ni genera asientos por sí mismo. La configuración inicial de cuentas suele llevar entre 10 y 15 minutos.
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